Penyusunan Personalia

Proses Penyusunan Personalia

Fungsi ini dilaksanakan dalam dua tipe lingkungan, yaitu lingkungan Eksternal adalah semua faktor diluar organisasi yang secara langsung dan tidak langsung mempengaruhi organisasi, dan lingkungan Internal yaitu semua faktor didalam organisasi.

Proses Penyusunan Personalia terdiri atas:

1. Perencanaan sumber daya manusia.

- Rencana-rencana Sumberdaya manusia

a.  Kondisi Pasar Tenaga Kerja : suatu wilayah geografis di mana kekuatan-kekuatan suplai (orang yg mencari kerja) berinteraksi dengan kekuatan-kekuatan permintaan (perusahaan yang sedang mencari karyawan) yang menentukan harga tenaga kerja

b.  Kondisi lingkungan eksternal : tingkat pengangguran, hukum perburuhan, perekonomian, proyeksi angkatan kerja oleh Depnaker, kegiatan penarikan para pesaing.

-  Persyaratan jabatan

- Kebiasaan pelaksana penarikan

2. Penarikan tenaga kerja

Penarikan adalah proses pencarian dan pemikatan para calon karyawan yang mampu untuk melamar sebagai karyawan

Kendala-kendala penarikan :

- Kebijaksanaan organisasional berupaya mencapai keseragamaan, manfaat hubungan masyarakat, ekonomis dan sasaran lain yang tidak berhubungan dengan penarikan. Seperti : Kebijaksanaan promosi, kebijaksanaan kompensasi, kebijaksanaan status karyawan, kebijaksanaan penerimaan tenaga lokal.

3. Penyeleksian tenaga kerja

Adalah : serangkaian langkah kegiatan yang digunakan untuk memutuskan apakah pelamar diterima atau tidak, dan merupakan kunci sukses manajemen personalia karena merupakan pusat manajemen personalia.

Masukan penting bagi proses seleksi :

1. Informasi analisis jabatan : memberikan deskripsi jabatan, spesifikasi jabatan dan standar prestasi yang disyaratkan setiap jabatan.

2. Rencana-rencana sumberdaya manusia : memberitahukan kepada manajer personalia bahwa ada lowongan pekerjaan,

3. Penarikan

4. Pengenalan dan orientasi organisasi

Orientasi bertujuan untuk mempercepat masa adaptasi sehingga pegawai baru dapat bekerja lebih depat dan lebih baik. Namun tidak semua orientasi menjamin hasil yang baik. Pemberian informasi yang tidak tepat dapat menimbulkan situasi yang buruk bagi pegwai baru maupun organisasi/ perusahaan. Banyak informasi yang diberikan dapat menyebabkan pegawai baru kewalahan. Sementara pemberian informasi yang tidak tepat waktu atau tidak tepat takarannya dapat menimbulkan kecemasan pada diri pegawai baru. Banyak informasi yang tidak layak diberikan pada pegawai baru juga dapat berarti “bocornya” rahasia organisasi.

Karenanya Perancang program orientasi harus sensitiv melihat hal tersebut. Dengan demikian orientasi dapat mempercepat masa adaptasi dan menjadikannya produktif dan tidak sebaliknya.

5. Latihan dan pengembangan karyawan

Kemapaman karyawan dalam bekerja untuk mencapai tujuan perusahaan / instansi dipengaruhi oleh berbagai faktor secara internal, salah satunya adalah melalui pelatihan dan pengembangan karyawan, dimana melalui program tersebut diharapkan perusahaan /instansi dapat mempertahankan karyawan yang berpotensi dan berkualitas.

6. Penilaian pelaksanaan kerja karyawan.

Pengertian Kinerja Kinerja dala organisasi merupakan jawaban dari berhasil atau tidaknya tujuan organisasi yang telah ditetapkan. Para atasan atas manager sering tidak memperhatikan kecuali sudah amat buruk atau segala sesuatu jadi serba salah. Terlalu sering manajer tidak mengetahui betapa buruknya kinerja telah merosot sehingga perusahaan/ instansi menghadapi krisis yang serius. Kesan – kesan buruk organisasi yang mendalam berakibat dan mengabaikan tanda – tanda peringatan adanya kinerja yang merosot.

7. Pemberian balas jasa dan penghargaan

Pemberian penghargaan tersebut merupakan upaya perusahaan dalam memberikan balas jasa hasil kerja pegewai, sehingga dapat mendorong pegawai bekerja lebih giat dan berpotensi. Pegawai memerlukan suatu penghargaan pada saat hasil kerjanya telahmemenuhi atau bahkan melebihi standart yang telah ditentukan oleh perusahaan. Penghargaan ini dapat berupa pujian. Tidak hanya kalaupegawai melakukan kesalahan memperoleh makian dari pimpinan. Pegawai bekerja mempunyai tujuan, antara lain untuk memperoleh penghasilan agar kebutuhan dan keinginan dapat direalisasikan.

8. Perencanaan dan pengembangan karier

Salah satu bentuk kecenderungan hal ini terwujud dalam meningkatnya jumlah manajer yang menaruh perhatian besar pada perencanaan dan pengembangan karier. Dengan kata lain, suatu penekanan pada pemberian bantuan dan kesempatan bagi para pegawai yang memungkinkan mereka untuk menyusun tujuan karier yang realistic, dan menyadari tujuan tersebut. Para ahli percaya bahwa pemberian kemungkinan bagi para pegawai untuk mencapai tujuan kariernya yang lebih luas dan realistic merupakan tujuan utama sistem personalia suatu perusahaan, sebagian karena mereka yakin (untuk mengulang) bahwa perusahaan memiliki kewajiban untuk membantu para pegawainya menyadari kemampuan mereka, dan sebagian lagi karena mereka percaya bahwa dengan mengintegrasikan “karier” individual dengan “karier” perusahaan, maka keduanya akan memperoleh keuntungan. Bagi pegawai, keuntungan yang jelas adalah kepuasan, pengembangan pribadi, dan kehidupan kerja yang berkualitas. Bagi perusahaan hal itu dapat meningkatkan level produktivitas, kreativitas dan efektivitas jangka panjang karena perusahaan akan diperkuat dengan kader-kader yang terdiri dari pegawai yang sangat merasa terikat yang terlatih dan dikembangkan secara seksama untuk melaksanakan pekerjaan.

Sumber: Achmad Rizky Ari Jamie

Pentingnya SDM

Sumber Daya Manusia (SDM) adalah faktor sentral dalam suatu organisasi. Apapun bentuk serta tujuannya, organisasi dibuat berdasarkan berbagai visi untuk kepentingan manusia dan dalam pelaksanaan misinya dikelola dan diurus oleh manusia. Jadi, manusia merupakan faktor strategis dalam semua kegiatan institusi/organisasi. Selanjutnya, MSDM berarti mengatur, mengurus SDM berdasarkan visi perusahaan agar tujuan organisasi dapat dicapai secara optimum. Karenanya, MSDM juga menjadi bagian dari Ilmu Manajemen (Management Science) yang mengacu kepada fungsi manajemen dalam pelaksanaan proses-proses perencanaan, pengorganisasian, staffing, memimpin dan mengendalikan. Foulkes (1975) memprediksi bahwa peran SDM dari waktu ke waktu akan semakin strategis dengan ucapan berikut:

Tidak heran jika sekarang untuk SDM yang handal digunakan terminologi human capital yang semakin santer kita dengar. Lawas mata kuliah MSDM sesuai dengan fungsi MSDM yaitu hal ihwal staffing dan personalia dalam organisasi, yang mencakup analisis tugas/jabatan, rekrutmen dan seleksi calon tenaga kerja, orientasi, pelatihan, pemberian imbalan, penilaian dan pengembangan SDM. Karena sebagian atau seluruh tugas tentang penempatan personalia yang tepat untuk tugas yang tepat, orientasi, pelatihan, pemberian imbalan, promosi, pendisiplinan serta penilaian kerja untuk perbaikan kinerja merupakan tugas setiap manajer maka scope MSDM mencakup seluruh tugas tentang SDM yang diemban oleh setiap manajer. Dan aspek manajemen serta SDM demikian strategis dan demikian luasnya, maka MSDM melibatkan banyak aspek, terutama dengan faktor-faktor lingkungan internal organisasi (kekuatan dan kelemahan) serta lingkungan eksternal (peluang dan ancaman). Tantangan manajer masa kini adalah merespons perubahan-perubahan eksternal agar faktor-faktor lingkungan internal perusahaan menjadi kuat dan kompetitif.